Entah Anda menyukainya atau tidak, akan tetapi meeting atau rapat akan selalu menjadi bagian dari tempat kerja. Meskipun sering kali dianggap sebagai rutinitas yang membosankan, namun rapat masih memiliki peran yang sangat penting dalam dunia kerja, terutama dalam pengambilan keputusan dan komunikasi tim. Yuk, kita bahas beberapa fakta unik tentang meeting dan bagaimana Anda bisa memaksimalkannya.
73% orang mengerjakan hal lain pada saat meeting
Dengan semakin canggihnya teknologi dan akses mudah ke perangkat digital, tidak mengherankan jika 73% orang cenderung melakukan multitasking selama meeting. Baik itu membalas email, melakukan chat, atau menyelesaikan tugas mendesak lainnya, aktivitas ini seringkali mengganggu fokus dan menurunkan produktivitas. Meskipun terlihat efisien, multitasking sebenarnya bisa mengurangi kualitas partisipasi dan pemahaman terhadap materi yang dibahas.
9 dari 10 orang melamun saat meeting
Jika kamu pernah melamun dan menyadari bahwa belum mendengarkan sepatah kata pun yang diucapkan pembicara, kamu tidak sendirian. Rapat yang lama dan tidak efisien dapat membuat pikiran Anda mengembara. Kenyataannya, 9 dari 10 orang mengaku pernah melamun selama meeting. Ini adalah tanda bahwa meeting tersebut mungkin terlalu lama atau tidak relevan dengan kebutuhan peserta. Pikiran yang mengembara bisa menjadi pertanda bahwa format atau durasi meeting perlu ditinjau ulang untuk menjaga keterlibatan semua peserta.
Durasi efektif saat meeting.
Durasi meeting yang efektif sangatlah penting. Studi menunjukkan bahwa rentang perhatian rata-rata hanya sekitar 18 menit. Oleh karena itu, penting untuk menjaga meeting tetap singkat dan langsung pada inti pembahasan. Dengan menetapkan agenda yang jelas dan membatasi waktu diskusi, Anda dapat memastikan bahwa meeting tetap produktif dan menghindari fenomena melamun atau multitasking. Lakukan hal ini untuk menghindari 2 fakta tentang meeting sebelumnya.
25% topik yang tidak relevan dibahas saat meeting
Tetap dalam topik atau pembahasan, hal ini terlihat mudah namun lebih sulit dalam kenyataannya. Sebanyak 25% waktu meeting seringkali terbuang untuk membahas topik yang tidak relevan. Ini tidak hanya menyita waktu, tetapi juga menurunkan efisiensi meeting secara keseluruhan. Untuk mengatasinya, penting bagi setiap peserta untuk disiplin dan tetap fokus pada agenda yang telah ditetapkan. Mengurangi durasi meeting secara signifikan bisa menjadi solusi untuk mencegah diskusi yang tidak perlu.
76% orang lebih memilih meeting tatap muka
Meskipun teknologi telah memungkinkan meeting dilakukan secara online, 76% orang masih lebih memilih meeting tatap muka. Interaksi fisik memiliki kekuatan tersendiri yang tidak bisa digantikan oleh teknologi. Selain itu, meeting online sering kali menghadapi tantangan seperti koneksi internet yang tidak stabil, gangguan eksternal, dan kurangnya keterlibatan emosional. Meeting tatap muka memungkinkan komunikasi non-verbal dan dinamika kelompok yang lebih alami, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas diskusi dan pengambilan keputusan.
Baca juga: Meeting Online atau Meeting Offline?
Kesimpulan Fakta Menarik Seputar Meeting
Dalam kesimpulannya, meski meeting seringkali dianggap sebagai kegiatan yang monoton, dengan strategi yang tepat, Anda bisa mengubahnya menjadi alat yang efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Memahami fakta-fakta di atas dapat membantu Anda dalam merancang meeting yang lebih produktif, efisien, dan tetap relevan bagi semua peserta.
Menciptakan suasana meeting yang nyaman dan produktif bisa dimulai dari pemilihan meja yang tepat. Meja IBM dari MULTIMO hadir dengan desain yang modern dan fungsional, membuat setiap rapat terasa lebih profesional dan terorganisir. Temukan bagaimana meja yang dirancang khusus untuk meeting ini dapat mendukung kebutuhan ruang rapat Anda.
Comentários